餐饮业是一个完全市场化的竞争性行业，进入壁垒较低，竞争对手进入同一市场并不困难。如何节省成本提高效率成为在同行业竞争中取胜的重要因素。
近年来，餐饮业这个传统的行业得到很大的发展，建立企业自身的现代化管理信息系统，已成为越来越多的商界有识之士的共识。
餐饮企业要想实现现代化管理，除了引进先进的信息管理技术，更重要的是先进的、科学的管理思想、管理体制和管理方式。在管理实施之前，要作好大量前期准备，要针对企业本身情况，按照市场经济的要求和现代化信息管理软件流程的需要，转变观念，建立全新的企业经营理念、组织结构、信息流程、决策方式和管理模式。要作到“技术是手段，处于从属地位，理念和管理是目标，处于支配地位”。技术应用如果不与管理理念相统一，它将不能真正发挥应有的作用。
在早期的餐饮企业，经营者们都是借助于服务员的人工操作来完成全天的营业过程，最终一天下来，上至经理下到服务员没有一个不是累得疲惫不堪。随着科技的进步，人们思想的转变，计算机在餐饮企业中的应用也逐渐发展起来了。刚开始都是在行政职能部门利用计算机处理一些简单的事务，随着计算机应用的逐步深入，信息化管理要求越来越高。在中国尤其是江南一带，1万平米以上超大型规模的豪华连锁店形式的餐饮集团层出不穷，如此规模的企业如果仍采用传统的手工操作流程，不仅给企业增加了相当大的成本，同时还将出现许多人为因素造成的漏洞，因此，餐饮企业管理者们提出向管理一体化和信息化方向发展，即要从整个经营的角度发挥计算机在管理中的作用，让计算机在各个部门既有数据管理，又有文本管理，也有控制作用，达到信息综合处理的效果，为管理一体化提供技术手段，这是今后餐饮管理软件信息化的一个重要标志。
餐饮管理软件目前大致分为两大类型，一是事务型软件；二是管理型软件。事务型软件是计算机管理对餐饮经营过程中手工操作的模仿，大部分是满足了客户的结帐收银环节的管理需求，或者是单一地对手工操作流程进行模仿，仅仅只是提高了工作效率，目前国内大多数餐饮管理软件处于这一水平；然而，管理型软件能参与餐饮企业的经营管理，提高餐饮酒店的管理质量和管理精度，是目前餐饮管理软件中较优秀的软件，他不仅提高管理工作的效率，也具有一定的管理效率。
伴随着中国餐饮业的不断发展，现代科学技术的不断创新，信息化建设的不断完善，传统的手工作业已难以适应快速发展的现代社会，终将要被科学的管理手段取代，这就要求我们致力于餐饮管理软件的开发商不仅具备先进的科学技术和科技人才，更重要的是了解和掌握餐饮经营的行业特点和科学的管理思想，因为，我们提供的不仅仅是一套软件，而是一系列企业的解决方案，我们希望餐饮企业通过运用这一系列的解决方案，能够在各个环节提高管理质量，能够科学地指导餐饮企业家们为经营管理做出决策分析，以适应国内外市场的竞争
餐厅使用餐饮软件有什么优势，这里我们可以简单分析一下。
1．形象需求
现在的娱乐饮餐行业在出品和服务方面的很有特色，环境幽雅，装修豪华但在很多方面还在使用手工方式来处理问题运作问题，在目前前卫的广州，给客人的感觉是，出品优秀，服务一流，但在运作方面“现代感”略显不足。目前全国大多一流的娱乐餐饮企业都使用电脑来处理运作及管理问题，对于在广东的企业，跟上时代，使用电脑，提升形象已是一种必然。
2．安全需求
手工管理方式在安全方面有很多不可避免的问题：
1）在收银方面手工计算容易产生错漏，轻则百元，重则千计，漏计企业损失事小，错计客人投诉事大，一但发生错漏，易造成客人误解（宰人、虚报乱报价格），企业声誉将受到很大影响，客人流失在所难免。（自动计算出每桌的费用）；
2）收银与楼面合作漏单或漏品，此类事情经常发生，一般都是真对自己的朋友或熟人，下单不计单，手工管理一般使用厨部留单，事后与前台收银帐单对帐来监控，但厨部单据较乱，单量一大基本无法对清，也很难跟踪到责任人。（统计服务员的工作量）；
3）收银与楼面串通，不知会顾客，暗中打折，私拿折扣款（打折权限）；
4）收银员更改菜单少收帐款（营业报表记录）；
5）收银员私拿票据无记录（收款报表记录）；
6）由于餐券不回找,需防止收银员以餐卷应收余额充现金的情况等等（收款方式记录）。
3．服务需求
1）提高收银结帐时间：客人在结帐时的耐心是很有限的，此时也最易产生投诉，结帐时怕发生错漏，收银员都较为谨慎，特别是出品较多的大单，核价计价速度更是缓慢。结帐时间过长，已成为某些客人逃单的理由。提高结帐速度，改善服务，这是重要一环。
2）提高咨客服务质量：咨客的作用是带位，引座，她必须预先知道台房大小，空房空位情况，台房的预订情况，避免带着客人空跑，或不合理的台房安排。（桌位的管理）
3）提高楼面的服务质量：只有及时了解决客人的就餐时间，上菜情况才能更好的在不同的状态下为客人做好服务。
4）提高厨部的服务质量：客人催单是再普通不过的事了，原因是厨部没有做好合理的出品顺序及时间安排所置，如果厨部能预先知道各出品的下单时间，就可避免某出品被长时间搁置不出，减少客人催单情况（后厨小票包含菜品，桌位，时间）。
5）提高服务人员的服务质量：安装软件后减少了服务人员的跑动时间，客人需要服务时服务人员可以及时地到达，提高了服务质量。
4．管理需求
1）事后管理不能满足管理要求
一般在餐厅或酒店目前手工管理理想的状态是：每日能在收市后一小时内，统计生成出当日的营业日报。月底生成简单的统计分析报表。这些报表都很简单，粗糙，缺少明晰的解释，如果要做的相当仔细，拿又要花费大量的人工时间。企业的经营情况不能及时的得到，使经营决策者常常得不到数据的支持，而无法及时地做出新的决策（庞大的营业报表精确到每个桌位，菜品）。
2）管理方面人手不足：
手工管理在某些方面常常心有余而力不足，如做好时段客流分析，就能合理安排不同时段的人力资源，做好“出品成本核算”，就能合理安排菜式品种，做到利润最优，做好“出品销售排行”就能及时了解客人的喜好，并做好备料等工作等等，这些道理企业都很清楚，但人力不够，基本无法完成，即使偶尔为之，也不能常久，当企业在进行经营决策时得不到数据的有效支持。
3）电脑管理的优势
娱乐餐饮业这个传统的行业得到越来越大的发展，建立企业自身的现代化管理信息系统，已成为越来越多的商界有识之士的共识，如何把握客户的需求，用最经济的办法获得最大的客户满意度，就成为行业最根本的竞争优势所在，如何降低成本，如何制止浪费，如何提高效率已经成为每个企业家的共同追求，而这一切背后的关键正是管理。
传统的餐饮娱乐行业是完全由人工来管理，前台由服务员负责客人的点菜记录，传菜，送菜，后台库房，财务采用人工统计数据，手工设计输出报表，经理根据报表估计营业状况再进行决策。这样令效益低下，而且人为错误较多，而通过计算机管理，从国内外大量实际应用数据表明，采用计算机管理餐饮娱乐的企业可以节省人力32%，降低消耗19%，提高服务速度68%，同时还可以提升企业形象和信誉，并提高顾客满意度，大大增强企业的竞争能力和管理水平，综合效益是非常明显的。同时计算机不光是一种管理手段，更重要的是提供了一种量化的管理思想，最重要的就是成本控制的思想穿整个系统，酒家的人、财、物三方面的成本控制成功与否关系到经营的成败。
通过与企业的沟通，相信企业正是考虑到上述这一点，为令企业与时迸进，需要一套能提高工作效率，提高效益，提高企业形象的企业管理系统。
总体概括来说可以餐饮软件主要可以帮助管理者实现以下功能：
一、数据分析，为餐厅经营提供数据支持。比如，什么好卖，什么不好卖；什么时段好卖；什么位置好卖；哪个服务员推销的能力强；什么消费方式客人容易接受；什么餐品成本高；什么餐品成本低；每个菜是怎么做的；库存变化量等等。善用这些数据分析，可以改善餐厅经营状况。合理利用这些数据分析，可以提高餐厅的管理水平。
二、可以避免某些弊端。比如收银员吃钱；库存管理混乱；菜品采购问题等等。从这些方面节约的钱，可不是小数目。
三、假如你在外地又要管理餐厅，餐饮管理软件可以提供你管理的途径。其他的餐饮管理软件我不知道，我做的软件可以。
四、餐饮连锁公司如何控制旗下分店，尤其是加盟店，“实时”监督它们的经营情况；有没有跑料；有没有违反经营规则等等，这也是新一代餐饮软件的优势。
